Mladi solinski poduzetik i inovator Ivan Mrvoš podijelio je s javnošću korake koje je njegova tvrtka Include poduzela kako bi opstala u ovom razdoblju. Naglasio je da se možda ne radi o najmudrijoj metodi, niti je primjenjiva za sve, ali njima je pomogla da očuvaju radna mjesta svih 60 zaposlenika.
Njegovu objavu prenosimo u cijelosti.
- Od samih početaka kao tvrtka transparentno komuniciramo sve važne novosti i informacije. Godišnje objavimo 17 izvještaja (12 mjesečnih, 4 kvartalna i 1 godišnji) koji su javno dostupni, a putem kojih je vidljivo sve o poslovanju tvrtke tvrtke – pa čak i našim konkurentima.
Jednako tako ponašamo se i prilikom interne komunikacije. Kad je nešto dobro – svi znaju da je dobro, a kad je problem – svi znaju da je problem. U skladu s time, od početka COVID-19 krize interno smo prema svih 60 djelatnika komunicirali što će kriza značiti za nas, kako će se posao odvijati dalje i što svi zajedno možemo očekivati do kraja ove godine. S obzirom na to da podaci nisu tajna, odlučio sam i javno podijeliti timeline ('vremensku crtu' – ako ćemo na HR) kako smo u Include pristupili ovom globalnom izazovu. Ne kažem da je to najbolji ili najpametniji način, niti je primjenjiv za sve tvrtke, ali nama je bio iznimno koristan i očuvali smo sva radna mjesta. Dapače, nadamo se da ćemo i dodatno zapošljavati kada kriza bude iza nas.
Timeline:
• 25. veljače zabilježen je prvi slučaj COVID-19 u Hrvatskoj
• 25. veljače, isti dan, pripremljena je naša „Interna komunikacija za COVID-19“, te smjernice i procedure u slučaju da se pojavi zaraza unutar tvrtke. Navedeni su svi ključni kontakti koje je potrebno obavijestiti, ne samo unutar tvrtke, nego i epidemiolozi, kontakti u Solinu i Zagrebu itd.
• 12. ožujka rukovoditelji svih odjela pripremili su smjernice vezano za: rad od kuće, poslovna putovanja, privatna putovanja, slučajeve zaraze i upute o higijeni. Ovi dokumenti pripremljeni su unaprijed, za slučaj eskalacije COVID-19 situacije u RH
• 13. ožujka donesena je odluka o zatvaranju škola – u skladu s time, svi djelatnici koji imaju djecu u ponedjeljak (16.03.) nisu morali doći na posao, nego su imali vremena organizirati se. Istoga dana poslali smo prve upute o odgađanju poslovnih putovanja, kao i smjernice zdravstvene zaštite. Već tada djelatnici su dobili kratku obavijest da COVID-19 neće utjecati na poslovanje
• 15. ožujka na razini cijele tvrtke poslana je nova obavijest o stanju sa COVID-19, te nove smjernice kojih se svi moraju pridržavati (ograničili smo okupljanja u zajedničkim prostorijama, smanjili fizički kontakt, uveli obaveznu dezinfekciju paketa i dezinfekciju opreme za rad)
• 16. ožujka zatvorili smo ured u Zagrebu i započeli s radom od kuće
• 17. ožujka odjel financija izdao je svoje smjernice i financijske upute za druge odjele unutar tvrtke i potvrdio financijsku stabilnost bez obzira na ishod sa COVID-19 krizom
• 18. ožujka ured u Solinu podijeljen je na dva manja tima, na način da je uvijek jedan tim kod kuće, a drugi tim u uredu. Na taj način značajno se smanjio broj ljudi koji su istovremeno boravili u uredu, a zadržao se minimalno potreban nivo proizvodnje i razvojnih procesa vezanih uz nove proizvode
• 23. ožujka civilni stožer najavio je propusnice, te smo istoga dana odlučili koji je minimalan broj ljudi kojima će se izdati propusnice, a sve u cilju da zaštitimo djelatnike i njihove obitelji
• 25. ožujka nabavili smo zaštitne maske, uveli obavezu nošenja istih, kao i zaštitnih rukavica. Svim djelatnicima na ulazu se počela mjeriti tjelesna temperatura i uvedena je obavezna dezinfekcija ruku prilikom svakog ulaska u ured
• 25. ožujka odjel financija zatražio je od drugih odjela izradu analize spremnosti odjela na posljedice COVID-19 krize
• 27. ožujka podnijeli smo zahtjev za potporu za očuvanje radnih mjesta, jer je u prvom kvartalu zabilježen pad prihoda od 45%. Ono što se zapravo dogodilo jest da je mnogo naših partnera i kupaca otkazalo svoje isporuke ili čak nove narudžbe proizvoda, te je skoro milijun kuna klupa ostalo na skladištu. Naravno, bez obzira na zahtjev za potporu nismo smanjivali plaće ili dijelili otkaze. Nama će potpora poslužiti isključivo da nas dodatno rastereti, jer su plaće unutar tvrtke značajno veće od 4.000 kuna potpore. A o tome koliko novca svaki mjesec uplatimo u proračun RH neću ni govoriti…
• 02. travnja izdali smo minimalno potreban broj e-propusnica za djelatnike koji su nužni za održanje poslovnih aktivnosti tvrtke
• 03. travnja kreirana je, na osnovu prikupljenih podataka, opsežna studija koja pokazuje sve rizike i utjecaj COVID-19 krize na poslovanje cijele tvrtke i svakoga odjela tvrtke pojedinačno. Izrađene su i dodatne cash flow projekcije u tri različita scenarija, te su razrađene mjere za svaki od tri scenarija
• 08. travnja poslan je opsežan mail svim djelatnicima vezano uz stabilnost tvrtke. Navedene su sve mjere koje je tvrtka poduzela kako bi se osigurala financijska stabilnost, te je prezentirano nekoliko mogućih scenarija do kraja godine. Također smo obavijestili sve djelatnike da se plaće neće smanjivati, pa čak ni dodatni benefiti poput budžeta za edukaciju i dodatno zdravstveno osiguranje, usprkos krizi
• 10. travnja produžili smo mjere vezane uz rad od kuće najmanje do kraja ovoga tjedna
Dakle… bilo je jako puno posla oko COVID-19, a pri tome je i svakodnevno poslovanje trebalo ići svojim tokom. Koliko dodatnih radnih sati je bilo – ni ne brojim, jer ni trenutne sate već ne možemo pobrojati… Svaka gore navedena odluka, iako se može činiti nebitna, je velika odluka koja može pomoći ili odmoći poslovanju. Primjerice, da nismo podijelili tim na dva manja tima i da je samo jedna osoba imala zarazu – to bi bio potpuni kolaps i prema vanka gledano značajna pogreška tvrtke… a opet se istovremeno trebalo osigurati da poslovanje ide i da sve funkcionira. Mogu samo misliti kako je to sve izgledalo u drugim sustavima, koji imaju puno više od 60 zaposlenih koliko imamo mi - poručio je Mrvoš.
