Registratori, papiri, spajalice... postoji cijeli jedan papirnati svijet skriven iza kulisa treninga. No kako bi se upravo ti treninzi mogli odvijati kako treba, potrebno je da sve to u pozadini štima. Da su evidencijske liste točne, da pored imena svakog djeteta stoji kontakt broj njegovog roditelja ili skrbnika. Taj broj za vrijeme treninga nije mnogo puta zatrebao, ali u nekim situacijama ipak je bilo od ključne važnosti da se on tu nalazi.
Također je bitno da svi roditelji dobiju SMS obavijest o događanjima u Sparti. Ne prate svi roditelji društvene mreže, a niti svi čitaju e-mail poruke. SMS poruke svi čitaju i zato su nam se pokazale kao najpouzdanije sredstvo komunikacije. Također je potrebno da svako dijete ima svoj upisni papir kao i svoju člansku iskaznicu. Naravno, svi se podatci koriste isključivo u evidencijske svrhe.
Među ostalim, važno je i da Sparta ima sve važne dokumente koje kao udruga treba imati, da redovito podnosi godišnja financijska izvješća kao i zapisnike sa sjednica skupštine. O svom tom papirnatom carstvu brine se naša tajnica Vanja. Od početaka osnivanja udruge, ona je pomagala u svim administrativnim poslovima te sada i radi kao tajnica Sparte. Premda nije nikada ni slutila da će se baviti tim poslom, iznimno joj je zadovoljstvo kad može na ljubazan i susretljiv način komunicirati s roditeljima, bilo da se radi o roditeljima djece koja dolaze na trening ili roditeljima djece koja slave rođendane.
Ona uspješno pokušava spojiti sve želje i zahtjeve roditelja s pravilima Spartinog načina rada. S obzirom na to da radimo s maloljetnicima iznimno je važna komunikacija koju imamo s roditeljima. Slobodno možemo reći da ne radimo samo s djecom, nego i s roditeljima. Stoga je važno da ta komunikacija bude jasna i ljubazna. Naša Vanja to uspješno radi držeći u rukama konce svih administrativnih i komunikacijskih dužnosti. Kvalitetan rad uvijek ima nekoliko nivoa, dio našeg uspjeha su svakako zadovoljni roditelji, a dio njihovog zadovoljstva, jednostavna komunikacija s našom Vanjom.
